代表に相談したところ【2】
本日も団体の活動がありその後に代表とお話する機会がありました。
その際のお話をまとめて記事にしたいと思います。
結論
団体の内容がわかるようなブログの公表はいったん見送ってください。
とのことです。何か悪いことをしたというわけではありませんが【1】の記事についてはいったん非公開（下書き）とします。団体から許可が下り次第、再度公表していこうと思いますので気長にお待ちいただけると幸いです。
原因と対策
原因（なぜ結論のような判断になったのか）
団体としての活動の中で今までは個人の情報媒体に書き出すことを許可していなかったため、団体として管理しきれなくなるからという理由でした。
私も十分納得できたのでその指示には従いました。ただ、代表は「団体の活動の認知を広げるために行動したい」という思いも強く持っていたので、どのようなことを実行していけばよいかについて、アドバイスさせていただきました。
課題（団体のやりたいこととその課題）
①団体の意思決定スピードを上げていきたい
①の課題：個々人には新しく何かをすることに対して意見はある状態だがその意見を集約するまでに時間がかかる。
例）〇〇のイベントに参加したいがみんなの意見が出るまでに1ヶ月かかる
②活動の認知を広げて多くの人に利用してもらえるようにしたい
②の課題：チラシやSNSを通じて活動の認知を広げていきたいが、どのような施策があるのか、それによるメリット・デメリットは何なのかを把握できていない。
対策（私から団体へのアドバイスと今後の私の方針）
全体的な組織の課題
一般的に対策は「現状」と「目標」があり、それぞれを分析して、その「差」を縮めていくことだと考えていますので現状の整理をするところからスタートです。
代表には毎度伝えているのですが社会人である私にとっては、この団体がとても魅力的で、それ故にいろいろな課題もあるということを伝えています。代表もそのことを認識してはいますが、具体的な対策が思いつかないまま悶々としていたようです。
まず初めに、団体としてのルールが細かく規定されていないと団体に参加している人を縛ることも守ることもできなくなってしまう可能性があることをお伝えしました。縛る・守るという言葉を使うとキツい表現に聞こえてしまうかもしれません。しかし、ルールが重要になるのは基本的に何か問題が発生した時である。ということを念頭に置いて考えるとキツいと感じる程度の表現をする方が適切だと考えています。
例えば、会社では社内向けのルールである「就業規則」と社外向けのルールである「契約書（仕様書を含む）」に則って仕事をしていること、それらのルールがどの程度大切なものなのかをお伝えしました。私自身も仕事上で仕様書を書くことがありますのでその点では力になれる可能性があるんじゃないかということも伝えました。
ただ、ルールを整備することは大切ですが、団体の内側に目を向ける活動：内向きの活動であるため、広報などの団体の外に向かってする活動：外向きの活動と比較して地味で効果を実感しにくいことが難点としてあります。そこで私から「内向き・外向きどちらにも課題はいくつかありますが、私がいなかったらどのようなことに取り組んでいたかを考え、そこに注力するので良いと思います」と伝えました。
内向きの活動の対策
- ルールブックの見直しをする
- 意思決定の権限について見直しをする
ルールの重要性は前述のとおりであり、この団体のルールにはカバーしきれていない部分が残っているように見受けられます。すべてを網羅することは難しいので、都度、改定を加えていく形で運用していくしかないのではないかと思います。また、意思決定が多数決など全員の意見を確認しないといけない場合、全員が意思決定に対して積極的な状態であれば意思決定も早くなりますが、反対に意思決定に対して消極的な状態の人が増えると、その分、意思決定が遅くなります。その点については、団体の方針があると思うのでどのくらい待つのか。どのくらいルールを厳しくするのか。など団体としての方針を再確認する必要があるとアドバイスしました。
簡単にまとめると、ルールで何をしてよいか・何をしちゃダメか明確にして、意思決定をスムーズにできるようにしよう。ということになります。
外向きの活動の対策
外向きの活動としてSNSを運用しているので、SNSを通じて認知を広げていこうと考えるのは現代では当たり前かもしれません。認知を広げるためにSNS投稿回数を上げたいということでしたので、「投稿頻度を上げる」にはどうすればよいか、また、投稿頻度を上げる1ステップ前の目標である「認知を広げる」にはどのようなことが有効か、という視点でアドバイスしました。
簡単にまとめると、投稿作成を楽にして、人の目につくタイミングで発信しよう。ということになります。
最後に
今回はここまでとします。
どんな団体でも同じように悩みを抱えているかと思いますが、そのような人たちにとって、また、自分自身にとって活用できるコンテンツを作ろうと考えているので気になる方はご購読お願いいたします。
